Overzicht van ECM

test

 

Het is niet genoeg om inhoud te "beheren". Het is belangrijk om toegang te krijgen tot de juiste versie van een document of een record. Inhoud moet worden beheerd zodat het wordt gebruikt om zakelijke doelen te bereiken.

Enterprise Content Management is de systematische verzameling en organisatie van informatie die door een aangewezen publiek wordt gebruikt - zakenmanagers, klanten, enz. Geen enkele technologie, noch een methodologie noch een proces, het is een dynamische combinatie van strategieën, methoden en tools die worden gebruikt voor het vastleggen, beheren, opslaan, bewaren en leveren van informatie ondersteunende sleutelorganisatieprocessen door middel van haar hele levenscyclus.

  • Ongestructureerde inhoud in het systeem in te voeren.
  • Beheer is wat u ernaast doet, zodat het kan worden gevonden en gebruikt door wie het bestemd is.
  • Het opslaan betekent dat het een geschikt huis in uw infrastructuur is, of het nu een formeel content management systeem of andere informatie oplossing is.
  • Bewaren verwijst naar langdurige zorg - archiveren, als u dat wilt - de praktijk om het te beschermen, zodat het kan worden gebruikt tot nu toe in de toekomst heeft de organisatie het nodig om beschikbaar te zijn.
  • En bezorgen gaat alles om het plaatsen van de informatie in de handen van de juiste mensen, wanneer ze het nodig hebben om daar te zijn.

Documentbeheer is uiteindelijk in het content management in geen mate afgemaakt omdat er meer informatie beschikbaar is voor ons vandaag dan ooit, en het grootste deel ervan wordt niet door ons gecreëerd. Dankzij de mainstreaming van een breed scala aan bronnen zoals het web, duimdrivers, smartphones, clouds, enz. Is de behoefte versneld om allerlei soorten informatie te behandelen: niet alleen in termen van meer media, zoals tekst versus beelden vs Voice files, maar ook wat betreft hoe gestructureerd - en dus hoe makkelijk beheerd - het is alles.

Gestructureerde informatie is informatie die zeer gedefinieerd is en niet alleen bedoeld is om te worden verwerkt door een computerprogramma, maar kan gemakkelijk zijn - zoals de meeste informatie die in relationele databases wordt gehouden en door middel van line-of-business-oplossingen wordt aangepakt.

Ongestructureerde informatie is ook informatie die geen volledig gedefinieerde structuur heeft en zal waarschijnlijk door mensen worden gelezen en gebruikt. Als voorbeeld, denk aan de meeste informatie die wordt geleverd door gemeenschappelijke kantoorapplicaties (tekstverwerkers, presentatieprogramma's).

Semi-structured informatie is informatie die ergens tussenin ligt, zoals facturen, inkooporders en ontvangsten, die gegevens bevatten die computerverwerkt moeten worden maar die in formaten en lay-outs komen die eerst moeten worden geïdentificeerd en ingedeeld - een taak die vaak is behandeld door mensen, maar wordt steeds meer geautomatiseerd als de gereedschappen verbeteren. Dit alles wordt belangrijk als u het effect op uw bedrijf overweegt, dat deze elementen niet kunnen beheersen! Verminderd nut, verlies van tijd, productiviteitsverlies, mogelijke niet-naleving van regelgeving of bedrijfsbeleid, het risico van ernstige bedrijfsonderbrekingen als sleutelrepositories sterven of natuurrampen staking - geen van hen gelukkige resultaten!

Effectiviteit, efficiëntie, compliance en continuïteit combineren in verschillende mate de business case voor content management in de meeste organisaties.

Transactionele content management doelstellingen processen die zich concentreren op het uitvoeren van zaken of het nemen van een beslissing of eindresultaat. Deze processen zijn niet gericht op het creëren van inhoud, maar door inhoud te gebruiken om acties en beslissingen te stimuleren.

Voorbeelden zijn factuurverwerking, applicatieverwerking, werknemers aan boord, betalingsverplichtingen, verzekeringsaanspraken, patiëntenkaarten en de verwerking van vergunningen en leningen.

We spreken hier over het beheer van contentbeheer eerder dan bij content management, omdat het meestal veel werkstroomconfiguratie en integratie met andere systemen vereist. Contentgericht zijn, maar het zou even gemakkelijk kunnen zijn opgenomen onder content management zoals de naam suggereert. Voor de grafische doeleinden, denk eraan dat het een ruimte opneemt die langs de grens tussen de proces- en inhoudsdisciplines ligt - die toch goed vastgebonden zijn.

ECM is een doorlopende en evoluerende strategie voor het optimaliseren van de manier waarop uw inhoud wordt gebruikt.